Penulisan Laporan – Cara Memformat Laporan Bisnis

sebuah pengantar

Penulisan laporan adalah pekerjaan yang memakan waktu sehingga sangat disayangkan, setelah mencurahkan begitu banyak waktu untuk menulis laporan Anda, kualitasnya membuat sangat sulit bagi siapa pun untuk repot membacanya. Sejujurnya, sebagian besar pembaca laporan tidak membaca keseluruhan laporan; Mereka lebih pendek dalam waktu. Anda mungkin mengetahuinya dengan baik dan menerimanya – ini normal. Mereka hanya membaca bagian yang penting bagi mereka. Seringkali ini adalah ringkasan, kesimpulan dan rekomendasi.

Tentu saja, beberapa pembaca memerlukan semua detail yang telah saya sertakan dengan cermat, mereka adalah spesialis, tetapi sebagian besar tidak membutuhkannya. Kebanyakan pembaca hanya membutuhkan dua hal: bahwa informasi yang mereka inginkan berada di tempat yang mereka harapkan sehingga mereka dapat menemukannya, dan bahwa informasi itu ditulis dengan jelas sehingga mereka dapat memahaminya.

Ini seperti membaca koran. Anda mengharapkan berita utama berada di halaman depan; Cakupan olahraga ada di belakang; Daftar TV di halaman apa pun dan komentar editorial di tengah. Jika yang Anda inginkan tidak berada di tempat biasanya, carilah dan Anda mungkin akan marah. Ini adalah kasus dengan laporan.

Ada konvensi tentang apa yang terjadi di mana. Tetap berpegang pada konvensi dan menyenangkan pembaca Anda. Pelanggaran kesepakatan dan orang-orang mungkin akan sedikit kesal – dan membatalkan laporan Anda.

Jadi apa konvensi ini, bentuk standar?

Bagian Standar

Bagian judul. Dalam laporan singkat ini mungkin hanya sampul depan. Dalam panjang juga dapat mencakup kerangka acuan, daftar isi, dll.

Ringkasan. Memberikan gambaran yang jelas dan singkat mengenai pokok-pokok, kesimpulan utama, dan rekomendasi utama. Tetap sangat pendek, persentase kecil dari total panjang. Beberapa orang, terutama manajer senior, mungkin tidak membaca apa pun, jadi tulislah seolah-olah itu adalah dokumen yang berdiri sendiri. Memang tidak, tetapi bagi sebagian orang mungkin demikian. Tetap singkat dan bebas dari jargon sehingga siapa pun dapat memahaminya dan mendapatkan poin utama. Tulis terakhir, tetapi jangan salin dan tempel dari laporan itu sendiri; Jarang bekerja dengan baik.

sebuah pengantar. Ini adalah bagian pertama dari laporan yang benar. Gunakan untuk menggambarkan latar belakang “masalah” dan untuk menunjukkan mengapa laporan itu penting bagi pembaca. Berikan kerangka acuan Anda (jika tidak ada di bagian judul) dan jelaskan bagaimana rincian berikut diatur. Tulis dalam bahasa Inggris sederhana.

tubuh utama. Ini adalah inti dari laporan Anda, faktanya. Ini kemungkinan akan berisi beberapa bagian atau subbagian, masing-masing dengan subjudulnya sendiri. Ini unik untuk laporan Anda dan akan menjelaskan apa yang Anda temukan tentang “masalah”.

Bagian-bagian ini kemungkinan besar akan dibaca oleh para ahli sehingga Anda dapat menggunakan beberapa terminologi yang sesuai tetapi menjelaskannya saat Anda memperkenalkannya. Atur informasi secara logis, biasanya mengurutkan hal-hal dalam urutan prioritas – yang paling penting dulu. Bahkan, ikuti saran ini di setiap bagian laporan Anda.

Anda dapat memilih untuk menyertakan diskusi yang menjelaskan pentingnya temuan Anda.

Kesimpulan. Berikan kesimpulan logis untuk penyelidikan Anda tentang “masalah”. Gabungkan semuanya dan mungkin tawarkan opsi untuk bergerak maju. Banyak orang akan membaca bagian ini. Tulis dalam bahasa Inggris sederhana. Jika Anda menyertakan diskusi, bagian ini mungkin terlalu pendek.

Rekomendasi. Apa yang Anda sarankan harus dilakukan? jangan malu. Anda menyelesaikan pekerjaan, jadi nyatakan rekomendasi Anda dalam urutan prioritas, dan dalam bahasa Inggris yang sederhana.

Suplemen. Letakkan detail berat di sini, informasi yang mungkin hanya ingin dilihat oleh para profesional. Sebagai bukti, jika beberapa detail penting untuk argumen Anda, sertakan di bagian utama, jika hanya mendukung argumen, mereka dapat dimasukkan ke dalam lampiran.

kesimpulan dan rekomendasi

Kesimpulannya, ingatlah bahwa pembaca mengharapkan informasi tertentu hadir di tempat-tempat tertentu. Mereka tidak berharap untuk menemukan apa yang mereka inginkan, dan semakin sulit bagi mereka, semakin besar kemungkinan mereka untuk mengesampingkan Anda dan mengabaikannya. Jadi, apa yang harus Anda lakukan?

1. Ikuti format laporan yang diterima secara umum: ringkasan, pendahuluan, teks utama, kesimpulan, rekomendasi, dan lampiran.

2. Atur informasi Anda di setiap bagian dengan cara yang logis dengan mempertimbangkan pembaca, biasanya dalam urutan prioritas – paling penting dulu.

Semoga berhasil menulis laporan Anda!

Pengarang: Tony Atherton

© Tony Atherton 2005)

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button
Close
Close